Multitasking a efektywność pracowników

Tempo rozwoju współczesnego świata stawia przed nami coraz większe wyzwania zarówno w prywatnych, jak i zawodowych sferach życia. Aby im sprostać, często wykonujemy kilka zadań jednocześnie, wierząc, że sprzyja to naszej wydajności i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. 

Stąd coraz częściej mówi się o zjawisku tzw. multitaskingu, które jednak budzi pewne kontrowersje w kwestii efektywności pracowników.

Czym jest multitasking?

Pojęcie wielozadaniowości (z ang. multitasking) zostało użyte po raz pierwszy w 1965 roku jako określenie zdolności komputera IBM. Dotyczyło ono wówczas umiejętności płynnego uruchamiania kolejnych procesów i umożliwienia użytkownikowi swobodnego przełączania się między nimi. Jednak już rok później okazało się, że pojęcie to zostało użyte nie do końca poprawnie, ponieważ komputery nie mają zdolności do wykonywania kilku procesów naraz. Procesy uruchamiają się po kolei, a płynność przełączania się między nimi zależy od rdzenia procesora. U ludzi wygląda to nieco podobnie. Człowiek wykonujący kilka zadań jednocześnie może odczuwać zakłócenia, takie jak zmęczenie, senność, głód, itp., a które wpływają na efektywność jego pracy.

Współcześnie termin ten jest odnoszony do kompetencji ludzkich i sposobu pracy człowieka. Oznacza umiejętność wykonywania kilku czynności w tym samym czasie przy zachowaniu podzielności uwagi. Zjawisko to jest obecne niemal w każdej firmie. Dlatego w ogłoszeniach o pracę dość często można spotkać się ze wskazaniem wielozadaniowości w wymaganiach na konkretnym stanowisku. 

Nowe polecenia służbowe, rosnące wymagania od pracodawcy, praca zespołowa oraz kontakt z klientami sprawiły, że pracownicy byli wręcz zmuszeni do szybkiego reagowania i nauczenia się wykonywania wielu czynności jednocześnie. Widok pracownika, który równocześnie odpisuje na maile i rozmawia przez telefon raczej nikogo już dziś nie dziwi.

Jak mnogość zadań wpływa na działanie mózgu?

Na temat multitaskingu przeprowadzono wiele badań naukowych. W oparciu o zebrane wyniki naukowcy zgodnie stwierdzili, że człowiek jest w stanie wykonywać jednocześnie tylko proste, dość nawykowe aktywności. Natomiast, gdy czynności wymagają większego zaangażowania oraz skupienia, mózg nie jest w stanie działać dwutorowo, ponieważ zbyt szybko przeskakuje z jednego zadania do innego. 

Mózg ludzki nie jest stworzony do multitaskingu. Potrzebuje on aż 10-25 minut do tego, by w pełni skupić się na nowym lub przerwanym zadaniu. Badania pokazują, że wykonywanie wielu czynności jednocześnie powoduje obniżenie wydajności aż o 40 procent.

Człowiek nie jest w stanie wykonywać z równą uwagą dwóch czynności w tym samym czasie. To, co pozornie odbieramy jako wielozadaniowość, to tak naprawdę tzw. switch tasking, który polega na przeskakiwaniu pomiędzy zadaniami i przerzucaniu uwagi. Dlatego nasze starania i próby ,,oszukania mózgu’’ będą zawsze daremne. 

Multitasking a wydajność w pracy

Proces poszukiwania, a następnie wdrażania nowych pracowników w zakres obowiązków jest dosyć długotrwały. Dlatego z punktu widzenia pracodawcy osoba, która potrafi wykonywać wiele zadań jednocześnie, pozwala zaoszczędzić firmie sporo pieniędzy oraz czasu. Wielozadaniowość różni się oczywiście w zależności od stanowiska pracy. A więc krótkotrwały multitasking ze strony pracownika może faktycznie wspomóc funkcjonowanie firmy. 

Jednak długotrwałe działanie pracownika w tym trybie z czasem wpłynie na pogorszenie jakości wykonywanej przez niego pracy. Dzieje się tak dlatego, że pracownik będzie przytłoczony mnogością zadań, presją czasu, a do tego przemęczony i zestresowany, co w konsekwencji narazi go na częstsze popełnianie błędów oraz pomijanie ważnych informacji, które mogą negatywnie wpłynąć na wynik końcowy firmy. Każdorazowe oderwanie się od jednego zajęcia, aby zająć się innym sprawi, że ponownie będzie musiał zapoznać się ze szczegółami poprzedniego zadania, czyli de facto poświęcić dodatkowy czas. Dotyczy to zarówno pracy umysłowej, jak i fizycznej. 

Jak radzić sobie z wieloma zadaniami?

Wielozadaniowości można się nauczyć. Nie jest to proste, ale też nie jest niemożliwe. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie planowanie oraz organizacja czasu dnia. Poniżej kilka tricków, które pozwolą efektywniej funkcjonować w dynamicznym, wielozadaniowym środowisku:

1. Przygotowanie listy rzeczy do zrobienia, nadanie im kategorii i ustalenie priorytetów – dokładne rozpisanie wszystkich spraw i zadań do wykonania na dany dzień ułatwi pracę i wyeliminuje chaos;
2. Robienie notatek dla najważniejszych rzeczy i umieszczenie ich w dogodnym miejscu;
3. Kończenie rozpoczętych obowiązków – zajmowanie się wybiórczo wieloma sprawami doprowadzi do poczucia, że nasza praca nie ma końca, a to z kolei zniechęci do dalszego działania;
4. Wyznaczanie granic między życiem prywatnym, a zawodowym;
5. Unikanie ,,rozpraszaczy’’ podczas pracy – szybkie sprawdzenie SMS czy mediów społecznościowych w telefonie lub obejrzenie programu w telewizji potrafią całkowicie zdezorganizować pracę;
6. Jedzenie posiłków w innym miejscu niż stanowisko pracy – umysł potrzebuje resetu, dlatego czas posiłku w innym pomieszczeniu z pewnością pozwoli na chwilę odpoczynku.

Alternatywny dla wielozadaniowości

Nadmiar obowiązków potrafi przytłoczyć nawet najwytrwalszych. Aby zminimalizować przykre skutki wielozadaniowości, warto rozważyć wdrożenie innych rozwiązań, np.:

1. Technika Pomodoro – polega na całkowitym skupieniu się na jednym zadaniu przez 25 minut, a następnie zrobieniu 5 minut przerwy; po 4 takich interwałach należy zrobić jedną, dłuższą przerwę z dala od stanowiska pracy;
2. Delegowanie zadań – w przypadku zbyt dużej ilości zadań, warto przekazać część z nich innym osobom, aby zoptymalizować swoją wydajność;
3. Mindfulness – to trening uważności, który polega na ćwiczeniu umysłu w oparciu o doświadczenia w danym czasie i miejscu; to dobra opcja dla osób zestresowanych i mających w sobie negatywne emocje.

Wady i zalety multitasking’u

Multitasking nie jest pojęciem jednoznacznym. Posiada zarówno wady, jak i zalety. Niewątpliwą zaletą jest to, że pracownik, który jest w stanie wykonywać wiele zadań jednocześnie, może zastąpić kilku innych ludzi. To z kolei ogranicza koszty firmy związane z ich zatrudnieniem oraz wdrożeniem. Wsparcie przez wielozadaniowego pracownika będzie kluczowe także w awaryjnej sytuacji, gdy z firmy odejdzie pracownik, którego różnorodne kwalifikacje były dotychczas znaczące dla pracy całego zespołu, a z danym projektem trzeba działać szybko. Wykonywanie wielu obowiązków w tym samym czasie może także wprawić pracownika w poczucie, że uczy się on nowych rzeczy, robi coś ważnego dla firmy i jest przez to bardziej produktywny oraz zaangażowany w zlecone zadania. Jednak warto podkreślić to po raz kolejny, że taki sposób pracy sprawdzi się tylko w krótkim czasie. 

Długotrwała praca w trybie wielozadaniowości nie jest jednak dobrym rozwiązaniem zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. Taki pracownik początkowo faktycznie może być zadowolony ze swojej efektywności, jednak z czasem zacznie odczuwać coraz większy stres, zmęczenie, presję czasu, dekoncentrację, a liczba obowiązków zwyczajnie go przerośnie, czego efektem będzie niedokładność i roztargnienie. Z punktu widzenia pracodawcy, zacznie być on postrzegany jako pracownik chaotyczny i nieuważny. W konsekwencji, może to doprowadzić nawet do wypalenia zawodowego. Ponadto, nieustanne przenoszenie uwagi z jednego zadania na drugie stanowi ogromny wysiłek dla mózgu. Dlatego przekonanie, że wykonując wiele zadań jednocześnie, robi się je dwa razy więcej, jest błędne. W praktyce jest całkowicie odwrotnie.

Powyższe zalety i wady wyraźnie pokazują, że multitasking warto stosować tylko w wyjątkowych sytuacjach, kiedy po prostu nie ma innego wyboru. Jednozadaniowe stanowiska pracy już praktycznie nie istnieją, więc warto wyrobić sobie pewne nawyki, które pozwolą usprawnić pracę w nieoczekiwanych, awaryjnych sytuacjach.