Digitalizacja dokumentów – jaką rolę odgrywa w biznesie?

Trwająca od połowy XX wieku cyfrowa rewolucja wspiera rozwój przedsiębiorstw dzięki zastosowaniu coraz nowszych technologii. Jedną z nich jest digitalizacja dokumentów, która sprawia, że tradycyjne archiwa odchodzą w niepamięć, a przedsiębiorstwa dostrzegają wiele korzyści biznesowych płynących z jej wdrożenia.

Digitalizacja polega na przekształceniu dokumentów papierowych do postaci elektronicznej, a następnie sklasyfikowaniu ich według preferencji przedsiębiorstwa. Dzięki temu, w organizacjach możliwy jest częściowy lub całkowity obieg dokumentów w formie elektronicznej. Aby były one odpowiednio zabezpieczone i użyteczne, do ich skanowania wykorzystuje się profesjonalne urządzenia wyposażone w technologię OCR (Optical Character Recognition), które pozwalają przekształcić skany dokumentów papierowych do postaci plików tekstowych. Tak zaawansowane oprogramowanie umożliwia odczytanie nie tylko drukowanego tekstu, lecz również pisma odręcznego czy elementów graficznych. Ponadto, zeskanowane dokumenty mają postać edytowalną na wypadek konieczności wprowadzenia w nich zmian. 

W biznesie procesem digitalizacji obejmuje się dokumenty kadrowe i księgowe, m.in. umowy czy akta osobowe pracowników. Przy dużej ilości dokumentów wykorzystuje się specjalne skanery z automatycznymi podajnikami, które przetwarzają nawet kilkadziesiąt stron na minutę, nie tracąc przy tym jakości. Ponadto, z digitalizacji coraz częściej korzystają placówki takie jak muzea czy biblioteki, przenosząc na format cyfrowy swoje zbiory w postaci archiwalnych dokumentów, książek, dzieł sztuki, a nawet materiałów audio i wideo. 

Jak wdrożyć w firmie digitalizację dokumentów? 

Digitalizacja dokumentów to tylko pozornie łatwy proces. O ile zeskanowanie kilku lub kilkudziesięciu dokumentów dziennie raczej nie będzie stanowić problemu, to sytuacja diametralnie się zmienia, gdy trzeba zdigitalizować tysiące a nawet dziesiątki tysięcy dokumentów. Wówczas jest to skomplikowany proces, dlatego przeprowadzenie go na własną rękę, nie mając w tym zakresie doświadczenia, może nieść za sobą konsekwencje pieniężne, a nawet prawne. W związku z tym, większość przedsiębiorstw zleca to zadanie profesjonalnym podmiotom zewnętrznym.

Przed rozpoczęciem digitalizacji należy przemyśleć układ cyfrowego archiwum, po to by odnalezienie niezbędnych dokumentów trwało maksymalnie kilka minut. Aby umożliwić pracownikom swobodną pracę, a przetwarzanym dokumentom bezpieczeństwo, warto przygotować odrębne pomieszczenie, w którym będzie można przeprowadzić cały proces. Powinno być ono zamykane na klucz i odpowiednio wyposażone. 

Digitalizacja musi być przeprowadzona zgodnie z obowiązującym prawem. Kwestię tę reguluje ustawa o elektronicznym obiegu dokumentów oraz ustawa o ochronie danych osobowych.

Korzyści płynące z digitalizacji

Dzięki możliwości stworzenia licznych kopii zapasowych w różnych lokalizacjach wirtualnych, zmniejsza się ryzyko zgubienia bądź zniszczenia ważnych dokumentów. Digitalizacja ułatwia pracę zdalną, ponieważ możliwy jest dostęp do pełnej dokumentacji z każdego miejsca na świecie (poza siedzibą firmy).  

Elektroniczna postać dokumentów znacznie przyspiesza załatwienie wszelkich formalności. Cyfrowe archiwum jest dostępne o każdej porze dnia i nocy dla uprawnionych osób, co ma istotny wpływ na lepszą obsługę, satysfakcję i zadowolenie klientów.

Dużą zaletą jest także zmniejszenie kosztów biurowych dzięki oszczędnościom na zakupach papieru czy tonerów do drukarek, przy okazji okazji jest to działanie proekologiczne. Ale i oszczędność przestrzeni, bo tradycyjne archiwum wymaga osobnego, specjalnego pomieszczenia, natomiast cyfrowe archiwum mieści się na przenośnym nośniku danych. Dodatkowo, zwiększa się efektywność i wydajność pracowników, ponieważ nie muszą już spędzać wielu godzin na szukaniu potrzebnych dokumentów w archiwum, przenoszeniu ciężkich segregatorów i wdychaniu kurzu.