Zadbaj o swój czas!

Planowanie czasu jest narzędziem stosowanym przez każdego człowieka sukcesu. Co ciekawe, to właśnie planowanie pomaga podnosić wartość naszego działania i osiągać sukces, a nie sukces skłania nas do rozpoczęcia planowania swoich poczynań.

Podążając za tą myślą warto sięgnąć po narzędzia, które pomogą uporządkować codzienną bieżączkę spraw i pozornie magicznie sprawią, że będziemy mieli więcej czasu, mniej na głowie i więcej w portfelu, bo czas to pieniądz i nasze najważniejsze aktywo.

Porządki w planerze czasu

Z pomocą przy usystematyzowaniu codziennych zajęć przychodzi Stephen R. Covey w książce “Siedem nawyków skutecznego działania.” 

Jako jeden z nawyków autor proponuje, aby robić najpierw to, co najważniejsze. Subiektywnie każdy z nas to robi, ale obiektywnie ulice nie są przepełnione ludźmi sukcesu. Skuteczne działanie wymaga od nas, abyśmy priorytet działania przenieśli do spraw, które mają istotny wpływ na nasze życie i wykonywali je w pierwszej kolejności. 

Autor książki zaleca, aby dokonać analizy codziennych zajęć w oparciu o następujący schemat:

Pilność wskazuje jak istotne jest wykonanie zadania w perspektywie czasu, zaś ważność mówi o wadze wpływu wykonania zadania na nasze życie. Każde z naszych zajęć można umieścić w jednej z ćwiartek. Po szczegóły odsyłam do książki.
Podzielenie zadań według zaproponowanego narzędzia jest dobrym pierwszym krokiem do świadomego planowania swojego kalendarza. Planowanie czasu można przeprowadzać w oparciu o plan dnia, tygodnia, lub dłuższy okres czasu. W moim przekonaniu, opartym o doświadczenie i literaturę tematyczną, optymalne jest planowanie z wyprzedzeniem tygodnia.

Przejdźmy do praktyki

Powyższe podejście materializuje się w następujący sposób. Znając swoje obowiązki, które są ściśle związane ramami czasowymi w ciągu dnia (na przykład praca) umieszczamy je w planerze tygodnia jako pierwsze. Dobrym pomysłem będzie zastosowanie koloru czerwonego, aby podkreślić ich statyczność. Następnym krokiem będzie dodanie do kalendarza zajęć ważnych i pilnych na nadchodzący tydzień. Trzecim etapem jest dodanie zajęć ważnych. W praktyce planowania czasu często pomijane są sprawy, które wydają się być całkowicie oczywiste, jak na przykład posiłki, a należy brać je pod uwagę, ponieważ są ważną składową naszego czasu w ciągu dnia. Zamknięciem planowania będzie dodanie szczególnych, bo wartych odnotowania, zajęć związanych z rozrywką. 

Takie podejście pomoże nam uniknąć pominięcia ważnych dla nas spraw, jednocześnie obrazując możliwości czasowe w poszczególnych dniach tygodnia. Sprawy które wykraczają poza tydzień należy zaplanować w planerze rocznym, najlepiej opartym o miesiące. Organizacja wypoczynku, studia i inne długoterminowe projekty nie dają się zamknąć w siedmiu dniach i te należy planować z większym wyprzedzeniem.
Powyższy sposób ma tą zaletę, że daje szerokie spojrzenie na aktywności życiowe i dość klarownie przedstawia ilość czasu, którą można przeznaczyć na doskonalenie się lub inny ważny dla nas cel. Stres związany z obawą niepodołania terminom jest mniejszy. ponieważ wiemy, co i kiedy będzie zrobione.
Jest wielu zwolenników planowania dziennego, jest to narzędzie wykorzystujące tą samą logikę postępowania, ale wymagające większego nakładu czasu, bowiem należy każdego dnia rano lub wieczorem zaplanować nadchodzące 24 godziny. Mogłoby się wydawać, że w takim razie planowanie z wyprzedzeniem miesiąca będzie rozsądniejsze niż tygodniowe, ale takie podejście ma pewien mankament. Trzydzieści dni to bardzo dużo czasu i występuje dużo zdarzeń losowych wpływających na sposób spędzania czasu. Dokładne planowanie wiązałoby się z koniecznością nanoszenia poprawek, co byłoby ponownym wykonywaniem tej samej pracy.

Owoce działania miarą sukcesu

Szczególnym zjawiskiem związanym z planowaniem czasu jest fakt, że pomimo szczytnych celów zarysowanych na przygotowanym planie tygodnia, wielu z nich nie udaje się zrealizować. Dzieje się tak z kilku powodów. Na początku drogi z planowaniem czasu wierzymy, że motywacja do zmiany swojego życia jest wystarczająca, a tak po prostu nie jest. Drugim popularnym powodem porażki jest nakładanie sobie zbyt wysokich wymagań. Kosztem efektywności działania, stawiamy na efektowność i realizujemy mnóstwo zadań, których realizacji należałoby zaniechać lub które powinno się ograniczyć.
Dobrym wyznacznikiem czy plan jest dostosowany do naszych możliwości jest procent zrealizowania zadań (na oko, bez głębokiej analizy, 80% zrealizowanych zadań to dobry wynik) oraz nasze samopoczucie. Zmęczenie, rozdrażnienie, ból głowy mogą sugerować, że na ten moment wymagamy od siebie za dużo oraz że nasza codzienność jest zbyt zapełniona. Osiągając zaś 100 % efektywności otrzymujemy jasny sygnał, że istnieje możliwość udoskonalenia wykorzystania naszego czasu.

Rozwój jak trening
Rozwój jest ćwiczeniem mózgu i patrząc na ten niezmiernie ważny organ jak na mięsień, można sformułować analogię, że zanim będzie w stanie podnieść olimpijski ciężar życiowego sukcesu potrzebuje on treningu, spokojnego i przemyślanego. Planowanie czasu jest nawykiem i w oparciu o właściwe wzorce staje się dźwignią osobistego sukcesu. Przydatną wiedzę na temat codziennego funkcjonowania można znaleźć w pozycji “Siła nawyku” Charles’a Duhigg’a, którą serdecznie polecam.
Powyższe obserwacje podpieram doświadczeniem samodzielnego życia, pracy zawodowej, angażowania się w działalność harcerską, życie wspólnoty, realizowanie pasji i regularny sport, a jednocześnie nie narzekam na niedobór czasu na rozrywkę, życie towarzyskie i podejmowanie nowych wyzwań, a jednym z nich jest między innym ten artykuł. Zachęcam Cię, drogi Czytelniku, abyś Ty też zaczął już dzisiaj dbać o swój czas. Przy odpowiednim przygotowaniu i wytrwałości efekty są gwarantowane!