Sfotografuj swój dzień

Poznałem kiedyś kolegę, który bardzo lubił podjadać. Było to po nim widać. Kiedy jednak wchodził temat diety czy ograniczenia jedzenia, zawsze twierdził, że przecież on je bardzo mało. Nie ściemniał. Naprawdę był o tym szczerze przekonany. 

Ale pewnego razu trafił do lekarza. Było groźnie, więc kolega zastosował się do zalecenia lekarza. A zalecenie było dość proste: zapisywać przez 3 dni wszystko, co zje. Po tych trzech dniach kolega zmienił zdanie: rzeczywiście dużo jadł. 

Ta krótka historia pokazuje, że ludzie często mają skłonność do przeceniania lub bagatelizowania pewnych aspektów swojego życia. 

Fotografia naszej pracy

Jeżeli jesteśmy gotowi na to, żeby spojrzeć na swój styl życia, na swój kalendarz z innej strony – możemy skorzystać z metody tzw. Fotografii Dnia Pracy. Oczywiście to nazwa metaforyczna – nie odnosi się do rzeczywistego fotografowania. Chodzi w niej o systematyczne notowanie i dokumentowanie działań, jakie wykonujemy w trakcie pracy, w celu zwiększenia świadomości na temat sposobu, w jaki wykorzystujemy czas i realizujemy zadania.

Przez cały dzień powinniśmy zapisywać wszystkie swoje działania wraz z informacjami na temat czasu, jaki poświęcamy na poszczególne czynności. Dzięki temu możemy lepiej zrozumieć swoje nawyki pracy i zidentyfikować obszary, w których potrzebujemy poprawy. Metoda ta może pomóc w lepszym planowaniu czasu, skuteczniejszym wykorzystaniu własnych zasobów oraz w osiągnięciu wyższej wydajności i efektywności w pracy.

Zarządzanie po japońsku

Po II W.Ś inżynierowie japońskiej firmy Toyota zauważyli, że tradycyjne metody zarządzania produkcją i magazynowaniem prowadzą do marnotrawienia zasobów i nieefektywności. Zaczęli więc eksperymentować z nowymi metodami,  minimalizując wszelkie formy marnotrawstwa. Wypracowane metody pracy zostały nazwane „Systemem Produkcji Toyota” – w skrócie „TPS”. Japońskie doświadczenia zostały dostrzeżone przez amerykańskich badaczy, opisane w latach ‘80 i nazwane LEAN Manufacturing – szczupłą produkcją. Dzięki swojej skuteczności metoda LEAN została szybko przyjęta przez wiele firm na całym świecie i jest stosowana w wielu branżach, w tym w produkcji, logistyce, usługach i IT.

Cała metoda LEAN to temat na wiele artykułów. W kontekście naszej Fotografii Dnia Pracy przywołamy tu jeden element metody LEAN zwany 3M i opisany w trzech japońskich słowach: Muri, Mura i Muda.

Znajdź marnotrawstwo

Metoda LEAN zakłada odnalezienie w swojej pracy nadmiernego obciążenia (MURI), nieregularności (MURA) oraz marnotrawstwa (MUDA). Ostatnia kategoria (MUDA) ma swoje podkategorie: 

– nadprodukcja,

– oczekiwanie,

– braki technologiczne,

– zbędne przemieszczanie,

– zbędne dodatkowe czynności,

– nadwyżki w towarach,

– nadgorliwość,

– niewykorzystany potencjał.

Przeanalizuj i zmieniaj

Mając wynik fotografii swojego dnia (lub dni czy tygodnia) pracy, możesz przeprowadzić analizę  swojego czasu i zadań w kontekście koncepcji 3M. Wnioski i efekty takiej analizy mogą być bardzo różne. Z jednej strony możesz uznać, że robisz zakupy zbyt często i lepiej skumulować je w rzadsze, ale większe wyprawy do sklepu. Równie dobrze, możesz uznać, że jedna wielka wyprawa do sklepu generuje bardzo dużo czasu, podczas gdy sklep masz tuż przy uczelni i możesz codziennie zabierać ze sobą nieduże zakupy, co w zasadzie nie zabiera zbyt wiele dodatkowego czasu. Pomysły na zmianę mogą dotyczyć bardzo różnych aspektów włącznie ze stałą rezygnacją z pewnych działań, próbą zmiany nawyków lub nawet większymi zmianami życiowymi, jak np. przeprowadzka. 

Gdy uda Ci się zrobić pierwszy etap ćwiczenia, a więc przygotować spis swojego dnia lub swoich dni, możesz resztę pracy potraktować jako ćwiczenie niedotyczące Ciebie, ale zwykłą analizę danych. Możesz też poprosić kogoś o pomoc, by pomógł w wypisanych działaniach zidentyfikować marnotrawstwa, wymyślić pomysły na zmiany. Wprowadzenie ich w życie zależy już jednak jedynie od Ciebie.