poprzedni artykułnastępny artykuł

Puste biurko

Jak posprzątać, żeby nie sprzątać

Przewróciło się, niech leży, cały luksus polega na tym, 

Że nie muszę go podnosić, będę się potykał czasem. 

Będę się czasem potykał, ale nie muszę sprzątać

Elektryczne Gitary – „Przewróciło”

Czy zastanawialiście się kiedyś, jaką rolę odgrywa bałagan w życiu? Z pewnością skłonność do robienia nieporządku jest na tyle powszechna, że każdy miewa chwile bałaganiarstwa. Niektórzy zachęceni myślą Alberta Einsteina „Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, oznaką czego jest puste biurko?” wręcz usprawiedliwiają swoje przywiązanie do bałaganu.

Załóżmy, że zalety bałaganu są wszystkim znane (jak choćby fakt, że wszystko mamy pod ręką). Śpiewa zresztą o nich Kuba Sienkiewicz w przywołanej już piosence. Spróbujmy rozważyć jednak jakie negatywne skutki niesie bałagan:

Czas – najczęstszym problemem bałaganu jest gubienie rzeczy (choć rzekomo miały być pod ręką). Poszukiwanie zagubionych rzeczy frustruje, a przede wszystkim zabiera czas. Każdy, kto zetknął się z pracą fizyczną lub majsterkowaniem wie, jak wiele czasu może zabrać odnalezienie odłożonego przed chwilą narzędzia. Nie bez powodu więc osoby na stałe związane z takimi pracami korzystają z tak wielu sorterów, pasów narzędziowych. 

Marnotrawstwo – poprzez fakt, że nie do końca panujemy nad swoimi rzeczami, możemy mieć problem z szybkim do nich dostępem, przez co w razie potrzeby jesteśmy gotowi, np. kupić je znowu.

Utrudnienie skupienia – bałagan może demotywować. Pragnienie ładu, estetyki jest w każdym człowieku. Jeżeli otaczamy się bałaganem to ten z pewnością pozostawia na nas swój ślad. Gdy potrzebujemy skupienia, np. do napisania jakiegoś materiału, szybko okazuje się, że bałagan jest tym, co najbardziej rozprasza (niejedna osoba musi najpierw dokładnie wysprzątać przestrzeń wokół siebie, zanim weźmie się do twórczej roboty). 

Opinia – bałagan i nieporządek widać. Nawet jeżeli próbujemy zamknąć go za drzwiami swojego mieszkania, którego nikt nie widzi, to jest jak zaraza, która przenika nasze torby, plecaki, kieszenie, a nawet nasz ubiór.

Magia sprzątania

Pani Maria Kondo, japońska autorka książek i wielki praktyk porządku, daje w swojej książce „Magia sprzątania” przepis na porządek. Metoda nie jest wcale wielką tajemnicą, więc jej zdradzenie nie powinno zniechęcić do przeczytania książki. A więc podstawą porządku jest… jedno wielkie sprzątanie. Ale nie takie zwykłe. Nawet nie takie przedświąteczne. Chodzi o sprzątanie, podczas którego wyeliminujemy z naszej przestrzeni wszystko to, co nie jest nam naprawdę potrzebne. A stwierdzenie tego, co jest potrzebne, a co nie, jest sporym wyzwaniem, na które autorka daje porady, a nawet asystuje (Pani Maria pracuje też u klientów, pomagając im przywrócić porządek do swojego życia). Po takim wielkim sprzątaniu okazuje się, że potrzebne jest już tylko porządkowanie – przywracanie ładu. Ale, ze względu na rewolucyjne sprzątanie, jest już to znacznie prostsza czynność. 

Porządek po japońsku

Nie bez powodu inspiracje dla sprzątania płyną do nas od japońskiej autorki. Tamtejsza kultura sprzyja minimalizmowi. Zdjęcia z urządzonych japońskich mieszkań mogą wyglądać jak pustostany przy tradycyjnych polskich salonach zastawionych masą pamiątek i bibelotów. Z Japonii do naszej kultury przywędrowała metoda zarządzania zwana Lean Management – „szczupłe zarządzanie”. Metoda, zakładająca 2 razy większą efektywność przy zastosowaniu 2 razy mniejszych zasobów, znajduje dziś zastosowanie w wielu branżach, mimo iż swoje początki ma w branży motoryzacyjnej. Jednym z elementów metody Lean jest narzędzie 5S. Geneza nazwy jest prosta: 5 słów zaczynających się na literę S – zarówno w języku japońskim jak i polskim. 

Na metodę 5S składają się czynności:

1. Selekcja – a więc wybranie rzeczy w naszej przestrzeni, które są potrzebne i eliminacja rzeczy niepotrzebnych.

2. Systematyka – podział rzeczy na kategorie i przyporządkowanie ich do odpowiednich miejsc. 

3. Sprzątanie – ustalenie co powinno być sprzątane, kiedy i jak. 

4. Standaryzacja – ustalenie standardów dla powyższych działań.

5. Samodyscyplina – utrzymanie wprowadzonych usprawnień. 

Spróbujmy te zasady przekuć na krótką praktykę. Wyobraźmy sobie, że naszym miejscem pracy jest biurko. Oczywiście obecnie zabałaganione. Rozpoczynamy więc zmianę: 

W 1. kroku selekcjonujemy rzeczy. Ze sterty rzeczy wyciągamy wszystko to, co przez przypadek trafiło na biurko: łyżeczka, spodek kuchenny, rolka papieru toaletowego, paragony, śmieci, książki i wszystkie te rzeczy odnosimy na miejsce lub wyrzucamy. Wszystko to, co zostało, traktujemy jako rzeczy ważne, które chcemy mieć przy sobie. 

W 2. kroku dzielimy rzeczy na kategorie. Wyszły nam takie:

– sprzęt komputerowy (czytnik kart, pendrive itp.)

– dokumenty – (umowy, faktury itp.)

– materiały biurowe

– książki i notatki

– notatki tymczasowe (do których chcemy mieć jeszcze chwilę dostęp, ale potem mogą zniknąć)

– produkty spożywcze i higieniczne (kubek, gumy do żucia, woda, chusteczki higieniczne itp.)

W 3. kroku ustalamy, że sprzątanie będzie polegało na regularnym wyrzucaniu tymczasowych notatek, uzupełnianiu wyeksploatowanych materiałów biurowych oraz wyczyszczeniu przestrzeni biurka. 

W 4. kroku ustalamy stałe miejsca:

– kubek dostaje stałe miejsce w zasięgu ręki i w tym miejscu przyklejamy taśmą na biurku krąg oznaczający miejsce kubka

– chusteczki higieniczne dostają miejsce na wyciągnięcie ręki w pobliżu kosza na śmieci

– kubek z przyborami biurowymi jest dostępny tuż pod ręką piszącą i też zostaje oznaczony na biurku

– dokumenty, książki i notatki otrzymują stałe miejsce – także oznaczone

– na biurku pojawiają się 2 sortery na dokumenty – jeden na tymczasowe notatki – które będą wyrzucane co tydzień i drugi, działający jak skrzynka odbiorcza, do którego będą trafiać wszystkie nowe sprawy

– przy biurku wisi tablica z samoprzylepnymi karteczkami oznaczającymi zadania do wykonania. Każda karteczka poza tą tablicą będzie traktowana jako śmieć i wyrzucana.

5 krok może polegać na tym, że w każdym tygodniu będziemy sprawdzać, czy udaje nam się utrzymać zasady (np. zaznaczając w kalendarzu dni na zielono i czerwono). 

Życie w porządku

Takie sprzątanie można przeprowadzić też w garderobie, łazience, a nawet na komputerze. Co zyskamy? Wyobraźmy sobie, że rozładowujemy zmywarkę albo suszarkę do naczyń. Jeżeli robimy to w swojej kuchni, wykonamy pracę dużo szybciej, niż będąc w cudzej. Cały czas będziemy wiedzieli co robić, co i gdzie odkładać.

Trzymanie się zasad życia w uporządkowanej przestrzeni także angażuje czas. Pozwoli jednak oszczędzić go w innych obszarach. Całościowo może dać więc wynik dodatni. Z pewnością wpłynie także na inne sfery życia, które z porządku będą korzystać. 

W uporządkowaniu swojej przestrzeni absolutnie nie chodzi o to, żeby pozbawić życie spontaniczności i nieprzewidywalności. Chodzi raczej o to, by sprawić, by czasu na to, co ważne i to, co lubimy, mieć więcej i nie marnować go na czynności niepotrzebne. Zachęcam więc do zmiany: przewróciło się, podniosę i odłożę.

Artykuły z tej samej kategorii

Kwadratura komunikacji

Wyobraź sobie, że ktoś Cię pyta: ,,Czy masz zegarek?'' ⌚ Co odpowiadasz? Stwierdzasz, że go masz czy podajesz od...

Prawda o czasie

Jak proste nawyki mogą stać się kluczem do efektywnego zarządzania czasem i czerpania większej radości z życia? Poznaj strategie,...

Dieta dla aktywnych

Męczy Cię zbyt szybkie tempo życia? Chciałbyś trochę zwolnić, ale nie za bardzo wiesz od czego zacząć? Sprawdź nasz...