Pięć kroków do porozumienia

Jesteśmy różni, ale to akurat żadne wielkie odkrycie. Zdajemy sobie sprawę, że nas – ludzi, dzielą czas, miejsce, wykształcenie, kultura i cała masa innych aspektów, które nadają nam indywidualny wygląd i charakter. To co dzieli nas jednak najbardziej i stanowi największe wyzwanie to język. 

I założę się, że myślisz o klasycznej sytuacji spotkania Fina z Chińczykiem, gdzie obaj w języku angielskim znają jedynie „Hi” i „YouTube”. Masz rację. Trudno porozumiewać się z osobą mówiącą w języku, który słyszymy po raz pierwszy. Ale zaskoczę Cię, to jest nic w porównaniu z różnicą w komunikacji dwóch osób zamieszkujących ten sam kraj, to samo miasto, a nawet siedzących naprzeciwko siebie w biurze.

Po pierwsze, świadomość

Musisz zdać sobie sprawę, że ludzie mają bardzo różne style komunikacji. Jest to uwarunkowane między innymi wychowaniem, wykształceniem, środowiskiem w jakim dorastamy, ilością przeczytanych książek, usłyszanych piosenek i stanowiskiem, jakie zajmujemy w pracy. A to dopiero wierzchołek góry lodowej. Może wydawać się to śmieszne, ale świadomość, że różni ludzie mówią kompletnie co innego będąc w tych samych sytuacjach, sprawi, że łatwiej będzie Ci zrozumieć przekaz i oddzielić Twoje emocje od emocji Twojego rozmówcy. Czy zdarzyło Ci się kiedyś napisać bardzo długą, oficjalną wiadomość do profesora na studiach lub szefa w pracy, gdzie użyłeś miliona zwrotów grzecznościowych oraz ładnie brzmiących i trudnych słów? Na niektóre z nich dostałeś zapewne odpowiedź w tym samym tonie, jednak większość odpowiedzi zawierała krótkie „Tak.” lub „Zgadza się” oraz zwyczajowe „Serdecznie pozdrawiam, …”. Poziom Twojej frustracji zapewne osiągał wtedy poziom, którego nie da się opisać, a w głowie pojawiało się mnóstwo myśli o tym jak można tak lekceważyć drugiego człowieka. I tu Cię zaskoczę, bo na 90% nadawca nie miał na myśli niczego złego, a jedynie to, co zawarł w swojej odpowiedzi.

Po drugie, nie kontekst a człowiek

Czy Jeśli przyjaciółka na pytanie, czy idziecie dzisiaj do kina, odpowie „Tak”, to obrazisz się na nią za tak krótkie sformułowanie? No właśnie. Zdaję sobie oczywiście sprawę, że przyjaciółka to nie dziekan albo kierownik projektu, ale czemu zwykłe “tak” działa w sytuacji z kinem, a w odpowiedzi na maila z konkretnym pytaniem już nie. Wydaje się, że wszystko zależy od kontekstu sytuacji. Skoro Ty zmusiłeś się do napisania wypracowania na dwie strony A4, to Twój rozmówca powinien zrobić dokładnie to samo. Problem polega jednak na tym, że to nie sama sytuacja ma tutaj największe znaczenie, a to z kim rozmawiasz. Żaden szef dużej firmy czy wykładowca na wydziale z setkami studentów nie ma czasu odpisywać na każdego maila w sposób godny Szekspira. Pomyśl jak frustrujące dla tak zajętego człowieka może być czytanie Twoich wypocin, aby w ostatnim zdaniu zorientować się, że główne pytanie, na które oczekujesz odpowiedzi, to czy ostatni raport dotarł na czas lub czy kolokwium jest w piątek o 10:00.  Czy „Tak” nie daje Ci kompletnej odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytanie? To od Ciebie zależy, jak zinterpretujesz tę wiadomość, ale zaręczam Ci, że oznacza dokładnie to co jest w niej zawarte. Zwykłe i proste – Tak.

Po trzecie, to Twoje emocje

Coś lub ktoś może wywołać w nas emocje, jednak musisz pamiętać, że to nadal są Twoje emocje. To, że po otrzymaniu krótkiej wiadomości w odpowiedzi na długi, kwiecisty mail, jesteś zły, nie jest równoznaczne z tym, że nadawca chciał Cię w jakiś sposób zdenerwować. To, że zastanawiasz się co złego zrobiłeś albo czy szef Cię nie lubi, też dzieje się wyłącznie w Twojej głowie i nie ma nic wspólnego z opinią przełożonego na Twój temat. Nie jesteś szpiegiem obcego wywiadu, żeby w wiadomościach szukać drugiego dna i ukrytych kodów. Czasami tak znaczy tak, a nie znaczy nie. Sposób, w który to odbierasz, w dużym stopniu świadczy o Twojej pewności siebie i o tym jak postrzegasz się na tle rozmówcy. Jeśli krótka odpowiedź sprawia, że czujesz niepewność i strach, że coś musiałeś zrobić nie tak, oznacza, że albo rzeczywiście masz coś na sumieniu i boisz się, że sprawa się wyda, albo masz w zwyczaju analizować wszystko z najmniejszymi szczegółami i wyciągać pochopne wnioski dyktowane emocjami. I wierz mi, to naprawdę powszechne zjawisko. To bardzo przykre, ale mamy nieznośną tendencję do umniejszania sobie, lekceważenia własnych sukcesów i podważania kompetencji. Czemu? To temat na dłuższą rozmowę.

Po czwarte, rozmówca to nie enigma

To nie jest tak, że styl komunikacji danego człowieka owiany jest tajemnicą i nie możemy go dokładnie określić. Potrzeba niewiele czasu i niedużo wymienionych zdań, aby zorientować się z kim mamy do czynienia. Jeśli chcesz usprawnić swoją komunikację z innymi studentami, wykładowcami lub w pracy, przyjrzyj się im w pełni świadomie. Nie zastanawiaj się czemu tak postępują, a zwyczajnie poświęć chwilę na przeanalizowanie kilku ostatnich rozmów czy wymianie maili. Istnieją ludzie (ja jestem doskonałym przykładem), którzy nie znoszą czytać długich maili i uwielbiają krótkie komunikaty, najlepiej spisane w punktach. To nie jest kwestia bycia niemiłym czy zadufanym w sobie człowiekiem, a komfortu psychicznego. Na co dzień otrzymuję tyle informacji, że nie jestem w stanie ich w 100% przefiltrować. Krótkie pytania i równie krótkie odpowiedzi sprawiają, że mam poczucie braku marnowania czasu i jasności sytuacji. I nie raz zdarzyło mi się odpowiedzieć na piękny mail, „Rozumiem, dziękuję za wyjaśnienie, pozdrawiam.” Na początku moi współpracownicy byli zdziwieni zwięzłością moich wypowiedzi, jednak po wytłumaczeniu im na czym polega mój styl komunikacji, nikt nie podejrzewa mnie już o bycie wredną jędzą.

Po piąte, wykorzystaj tę wiedzę

Wiedza na temat stylów komunikacji i szybka umiejętność ich analizy naprawdę może Ci pomóc. To mniej więcej tak, jakbyś po kilku minutach mógł się zorientować w jakim obcym języku mówi Twój rozmówca i mało tego, mógł się w nim z nim porozumiewać. I tu warto wziąć pod uwagę nie tylko konkretną osobę, ale i kontekst. Jeśli chcesz coś od kogoś uzyskać, dostosuj swój komunikat do jego stylu. Jeśli zdążyłeś się zorientować, że Twój szef, tak jak ja, lubi zwięzłe wiadomości, wypisz mu podsumowanie w punktach, zrób tabelkę z najważniejszymi danymi lub wykres pokazujący główny trend. Zadaj główne pytanie w temacie maila i bingo. Szef z przyjemnością odpisze na taką wiadomość, nawet jeśli nie będzie miał zbyt wiele czasu. Jeśli z drugiej strony, ktoś lubi uprzejmości i ceni sobie dobrą atmosferę w trakcie rozmowy, nieważne, że odbywa się ona online, dodaj na początku formułkę „Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko dobrze, dawno się nie widzieliśmy”, a na końcu uśmiech. Mail nadal może być profesjonalny, a z drugiej strony twój odbiorca z przyjemnością przeczyta kilka miłych słów, zamiast kolejnych nudnych elaboratów. Praca z drugim człowiekiem naprawdę nie jest prosta, a największe jej wyzwanie to właśnie komunikacja. W dobie Internetu, pracy zdalnej i studiów online, musimy odgadywać nastrój naszego rozmówcy po tym, jakich emotikonów i zwrotów używa. Nie widzimy zmarszczonego czoła, niespokojnych ruchów i uciekania wzrokiem czy zwykłego uśmiechu, który tak bardzo pomaga nam się rozluźnić podczas rozmowy. Jeśli nie chcesz zwariować, domyślając się co ktoś ma na myśli, zacznij świadomie słuchać, a raczej czytać i pogódź się z oczywistym faktem, że zwyczajnie jesteśmy inni.