Ochrona danych osobowych pracownika – czego może żądać pracodawca?

Mateusz Kalinowski

W życiu każdego studenta przychodzi taki moment, gdy proza życia zmusza go do podjęcia pracy zarobkowej. Ubiegając się o zatrudnienie, będziemy musieli przedstawić przyszłemu pracodawcy szereg dokumentów poświadczających nasze kwalifikacje i tożsamość. O ile to pierwsze nie powinno budzić sprzeciwu, o tyle w kwestii dzielenia się danymi osobowymi powinniśmy być bardziej wstrzemięźliwi.

Dane osobowe są niezbędne do identyfikacji naszej tożsamości przez pracodawcę. Już w momencie przeglądania ofert pracy, wielokrotnie natkniemy się na prośbę o dołączenie klauzuli zawierającej zgodę na przetwarzanie podstawowych informacji dotyczących naszej osoby. Pamiętajmy, że zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, podane przez nas informacje podlegają ochronie, niezależnie od wyniku rozmowy o pracę.

Pracodawca nie musi wiedzieć wszystkiego

Szczegółowe regulacje dotyczące zakresu danych, których może wymagać od nas pracodawca, znajdziemy w Kodeksie Pracy, a dokładnie w art. 22, § 1 KP. To właśnie tam ustawodawca wyszczególnił zestaw informacji dotyczących naszej identyfikacji personalnej, wykształcenia oraz ścieżki zatrudnienia. Wśród nich znajdziemy kolejno: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, adres korespondencyjny, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Z punktu widzenia pracodawcy, który jest naszym płatnikiem, jedną z ważniejszych informacji jest również nasz numer PESEL.

Szczegóły prowadzenia dokumentacji przez pracodawców określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. W § 1 znajdziemy informację o tym, czego jeszcze mogą od nas żądać pracodawcy. Jednym z podstawowych wymagań jest wypełnienie kwestionariusza osobowego przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Prócz tego, nasz przyszły szef może poprosić nas o: świadectwa zatrudnienia z poprzednich miejsc w których pracowaliśmy w bieżącym roku kalendarzowym, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia gimnazjum: w przypadku, gdy ubiegamy się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego. Kolejnym ważnym dokumentem będzie orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Ochrona danych w praktyce

Nasz potencjalny szef zobowiązany jest do kompletowania dokumentacji mającej poświadczyć przebieg naszego zatrudnienia. Administracja danymi rodzi również obowiązek odpowiedniego ich zabezpieczenia. Informacje o pracowniku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób niż ten związany z naszą pracą. W świetle ustawy o ochronie danych osobowych pracownik ma prawo do kontroli sposobu przechowywania tych informacji. Pracodawca, który źle obchodzi się z naszymi danymi, może otrzymać karę grzywny, a w szczególnych przypadkach grozi mu kara pozbawienia wolności do dwóch lat.       
Takie jasne wytyczne, czego może (lub nie) zażądać pracodawca, mają za zadanie chronić nas przed nieuczciwymi praktykami. Niekiedy zdarza się, że szef wymaga od nas informacji niemających związku z naszą pracą. W tym przypadku mamy do czynienia z naruszeniem zasad ochrony autonomii informacyjnej jednostki, o której mówi Kodeks Pracy. Gdy mamy uzasadnione podejrzenia, że nasze dane są wykorzystywane w sposób niezgodny z prawem, warto zwrócić się z prośbą o interwencję do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. GIODO ma za zadanie kontrolować zgodność przetwarzania danych osobowych Polaków z obowiązującym prawem. Urzędnicy tej instytucji pracują również nad doskonaleniem przepisów oraz mechanizmów mających na celu ich ochronę.

Bądź świadomy

W czasach globalnej sieci, gdy dotarcie do poszukiwanych informacji wymaga zaledwie paru kliknięć myszką, ochrona naszych danych osobowych to nie luksus, ale konieczność. Pracodawcy mają prawo zbierać informacje ważne z punktu widzenia wykonywanej pracy, ale tylko w ramach przepisów chroniących tożsamość pracowników. Świadomość, co może a czego nie może pracodawca, z pewnością pozwoli uniknąć nam nieprzyjemnych konsekwencji związanych z ewentualnym wyciekiem naszych danych osobowych.