poprzedni artykułnastępny artykuł

Nie musi być idealnie

Różne mogą być przyczyny problemów w sprawnym zarządzaniu swoimi zadaniami i skutecznym zapanowaniu nad swoim kalendarzem. U jednych może to być lenistwo, u innych pożeracze czasu. Czasem może to być też problem z podejmowaniem decyzji. Do listy takich przyczyn można też dodać… perfekcjonizm.

Oczywiście nie chodzi o to, że perfekcjonizm jest zawsze zły. Sam w sobie może mieć wiele zalet. Konieczny będzie u sportowca albo artysty. Chcielibyśmy, by nasz lekarz, dentysta, czy architekt też byli perfekcjonistami. Niezależnie jednak od profesji i pomysłu na życie, są pewne obszary życia, w których perfekcjonizm nie jest konieczny, albo nawet jest przeszkodą. O ile ważne jest, by projekt ogromnego budynku był dopracowany w każdym calu, to przecież jego autor nie musi mieć przypraw w kuchni poukładanych co do milimetra.

Jeszcze tylko troszkę poprawię 

Podstawowym problemem, który generuje perfekcjonizm, jest pożeranie czasu. Gdy mamy do czynienia z tak skrupulatnym podejściem u grafika, może się okazać, że pierwsza wersja projektu nie spełnia jego oczekiwań. Poświęca więc dwa lub trzy razy więcej czasu na dopracowanie projektu – dodawanie tła, światłocieni i wygładzanie krawędzi. Choć uzyskany efekt przynosi satysfakcję, to może się okazać, że przeciętny odbiorca nie dostrzega dużej różnicy między pierwszą wersją projektu a wersją końcową. Poświęcony czas staje się w takiej sytuacji nieproporcjonalnym kosztem w stosunku do efektu. 

Kiedyś to zrobię, jak należy 

Perfekcjonizm połączony z bogatą wyobraźnią może być bardzo skutecznym hamulcem do wielu działań. Gdy pojawia się bowiem zadanie, pomysł lub idea, krótka analiza wystarcza, żeby stwierdzić, że nie dysponujemy obecnie odpowiednimi zasobami, by wykonać zadanie jak należy. Jest zbyt mało czasu, ludzi czy pieniędzy, więc wrócimy do tematu, gdy tylko będzie więcej zasobów. Wtedy zrobimy wszystko jak należy. Niestety takie podejście może zatrzymać masę działań, które przyniosłyby dobre efekty – nawet przy częściowym wykonaniu. 

Zostaw, ja to zrobię 

I ostatni, choć wcale nie rzadki przypadek, kiedy perfekcjonizm wcale nie pomaga: niedopuszczanie do zadań innych osób. Przecież tylko ja potrafię to zrobić jak należy, a inni tylko popsują. Takie podejście z jednej strony utrudnia usamodzielnienie się innych osób w wykonywaniu powierzonych zadań, z drugiej strony wypełnia nasz kalendarz zadaniami, które ostatecznie mogą się okazać niewykonalne, bo przecież nasz dzień ma tylko 24 godziny. 

Wszystkie te przykłady nie mają na celu ostatecznego rozwiązania kwestii perfekcjonizmu i wyeliminowanie go z życia. Chcemy przecież mieć wyjątkowych specjalistów, twórców wynalazków i fachowców w swoich dziedzinach. Ale wszędzie tam, gdzie nie musi być idealnie, warto na chwilę ten perfekcjonizm wygasić lub uśpić. A jak to zrobić?

Nie opłaca się robić lepiej

Włoskiemu ekonomiście Vilfredo Pareto przypisuje się sformułowanie zasady 20/80 – zwanej od niego zasadą Pareta. Zasada ta ma dość szerokie zastosowanie w ekonomii i zarządzaniu. Najogólniej rzecz biorąc zakłada, że 20% zasobów generuje 80% efektu. Konkretyzując:

– 20% klientów zapewnia firmie 80% zysku

– 20% pracowników generuje dla firmy 80% przychodu

– 20% ubrań nosimy przez 80% czasu

– 20% kierowców generuje 80% wypadków.

Oczywiście ścisłe liczby to tylko założenie, ale reguła znajduje powszechne zastosowania. Jak więc przełożyć to na nasze problemy z perfekcjonizmem? Wróćmy do przykładu z grafikiem: zainwestowane 20% czasu daje efekt projektu, który zadowoli 80% odbiorców. Żeby osiągnąć większą satysfakcję i jakość projektu musimy poświęcić kilkakrotnie więcej czasu. Warto więc zastanowić się, czy warto angażować takie zasoby. Jeżeli projektujemy logo firmy, która zdeklasuje Teslę czy Amazon – to z pewnością warto, ale jeżeli to plakat reklamujący wieczorek poetycki – to być może i bez światłocieni będzie wystarczająco dobry.

Weźmy inny przykład. Poświęcenie 200 godzin na naukę gry na gitarze przyniesie efekt w postaci umiejętności zagrania i zaśpiewania ze znajomymi ogniskowych szlagierów, animowania domowego śpiewu kolęd czy akompaniowania znajomym prostych piosenek. Jeżeli chcemy osiągnąć jeszcze więcej – z 200 godzin zrobi się 1000. Chociaż sami będziemy widzieć różnicę w grze i pewność w korzystaniu z instrumentu, to może się okazać, że znajomi śpiewający razem z nami przy ognisku niekoniecznie dostrzegą (i docenią) różnicę w umiejętnościach. 

Świadomość takiego rozkładu zasobów, w odniesieniu do efektu, to wiedza, która może pomóc w podjęciu decyzji. Kwestia tego, jaką decyzję podejmiemy, nie podlega żadnym metodom ani sztuczkom.

Zrób „na odwal”

Każdego dnia podejmujemy masę decyzji. Każdy dzień zaskakuje nas nowymi zadaniami i wyzwaniami. Ich nadmiar może przemęczyć. Bazując na powyższej zasadzie, warto odnajdywać w codziennych zadaniach i wyzwaniach te, których nie musimy wykonać idealnie. Pewne zadania możemy więc robić przysłowiowo „na odwal”, wcale nie z braku szacunku czy lenistwa, ale ze świadomej decyzji odciążania siebie – eliminowania konieczności podejmowania kolejnych decyzji i pamiętania o kolejnych zadaniach. Niektóre zadania wykonane „w locie”, na szybko, mogą okazać się zrealizowane na tyle dobrze, że nie będzie potrzeby do nich wracać. Niektórzy twierdzą nawet, że „prowizorka zawsze okazuje się najtrwalsza”. 

Naturalną skłonność do odkładania na później, by wykonać coś idealnie, można też powstrzymywać w inny sposób: podejmując decyzję, że wszystkie wpadające do nas sprawy, wymagające mniej niż dwie minuty, będziemy załatwiać od razu. Choć wydaje się to banalne, to wieczór bez zgromadzonych wiadomości do odpisania, telefonów do wykonania czy małych bałaganów do posprzątania jest zwykle znacznie przyjemniejszy od tego, na który zostawiliśmy wszystkie takie małe sprawy. 

Oddaj to, co nie pilne

Ogromną rolę w sprawnym zarządzaniu zadaniami odgrywa umiejętność poprawnej priorytetyzacji zadań, a więc przypisywania im odpowiedniej ważności i pilności. Sposób dzielenia zadań na pilne/niepilne oraz ważne/nieważne nosi nazwę (od nazwiska amerykańskiego generała i prezydenta) Macierzy Eisenhowera. Jej definiowanie to temat na oddzielne akapity. W każdym razie wtedy, gdy pracujesz z innymi, najważniejsze byś robił to, co ważne i pilne. Pozostałe obszary działań możesz zlecić innym: 

– gdy ktoś zrobi źle zadania z obszaru „nieważne, pilne”, „nieważne, niepilne” – konsekwencje nie będą dotkliwe, nawet wówczas, gdy wykona je źle. Są przecież nieważne. 

– gdy ktoś zrobi coś nie tak z obszaru „ważne, niepilne” – będziesz mieć czas na interwencję i poprawienie. 

A przecież inni nie zawsze psują i robią źle. Jeżeli dzielisz się zadaniami, to uczysz innych wykonywać je coraz lepiej. Współpracownik z sukcesami w zadaniach nieważnych lub niepilnych będzie mógł z czasem pomagać w tym, co ważne i pilne.

Kolejny raz okazuje się, że warto poznawać siebie, znajdować sposoby na kształcenie samego siebie. Perfekcjonizm można czasem potraktować jak supermoc. I choć życie z supermocą wydaje się bardzo atrakcyjne, to supersiła przydatna w tak wielu sytuacjach może okazać się przekleństwem przy krojeniu warzyw do obiadu. Supermoc z możliwością włączania i wyłączania wtedy, gdy jest potrzebna, jest idealnym rozwiązaniem. Takim perfekcjonistą warto być zawsze!

Artykuły z tej samej kategorii

Sieć znajomych, znajomi w sieci

Media społecznościowe osiągnęły taką popularność, że powstał żart, że jeśli nie ma cię na Facebooku, Instagramie, Twitterze lub innym medium to tak, jakby nie było cię...

Kanapka z salami i serem szwajcarskim

Czyli jak zrobić coś wielkiego. Znasz to uczucie, kiedy planujesz zrealizować duże zadanie? Poświęcasz wiele chwil rozmyślaniu nad tym i uświadamiasz sobie,...

Nowe otwarcia

Nowy Rok nieodmiennie kojarzy nam się z postanowieniami noworocznymi. Więc co robimy 31 grudnia? Otwieramy kajecik albo bardziej nowocześnie laptopa, i spisujemy co chcielibyśmy osiągnąć...