Lista zadań – klucz do efektywności?

Wielokrotnie miałem sytuacje, w których wiele gromadzonych zadań mnie przytłaczało, przez co realizacja któregokolwiek z nich wydawała się niemożliwa. Po spojrzeniu listę 10 czy 20 aktywności do zrobienia, okazywało się, że ciężko mi znaleźć siłę, żeby zabrać się chociaż jedną z nich.

Jak sobie z tym radzić?

Podczas sporządzania listy zadań (co już jest pierwszym krokiem w stronę ich realizacji), często mierzyłem się z problemem wielkości danego planu, ponieważ opisane skrótowo czynności wiązały się z kolejnymi wyzwaniami. Mając to na uwadze, zacząłem dzielić większe zadania, na parę mniejszych podzadań, co sprawiało że zamiast 5 rozbudowanych i trudnych, kończyłem z 15, ale za to łatwymi, takimi od których nie bolała mnie głowa. Stopniowanie trudności nadawanych sobie poleceń, i rozbijanie ich na mniejsze części, było i jest kluczowe dla mojej psychiki.

Jak znaleźć motywację?

Od zawsze zmagałem się z problemem motywacji w temacie załatwiania różnych spraw czy wykonywania zadań. Mam tendencję do odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę, co dokłada stresu (szczególnie kiedy przychodzi deadline i okazuje się, że czasu zostało już naprawdę niewiele). Szukając rozwiązania tego problemu, natknąłem się na książkę Zjedz tę żabę Briana Tracy’ego. Znalazłem tam ciekawe rozwiązanie mojego problemu – autor zasugerował, że wystarczy sporządzić plan na następny dzień, najlepiej przed pójściem spać, by dużo bardziej zwiększyć efektywność swojej pracy. Takie proste rozwiązanie mnie zaskoczyło, a jeszcze bardziej jego efektywność, bo moje odkładanie zadań na później zniknęło. Miałem wyznaczone godziny na wykonanie określonej czynności – deadline’y zaczęły wynikać z dobrze ułożonego planu. To pozwoliło mi przestawić się na nowy system i uznać go za dobry. 

Drugim pomysłem z książki stanowi zajmowanie się najtrudniejszymi i najmniej przyjemnymi zadaniami czy problemami (żartobliwie nazywanymi przez autora żabami, które trzeba zjeść), na samym początku dnia. Wykonanie jego takiego obowiązku po zastosowaniu się do tej wskazówki pozwoliło mi znaleźć motywację do zajmowania się innymi aktywnościami przez resztę dnia. Bo skoro byłem w stanie pokonać największe wyzwanie, to nic innego nie stało mi już na drodze, do osiągania kolejnych sukcesów.

Jak efektywnie pracować?

Po wyznaczeniu celów na dzień oraz ułożenie grafiku z godzinami przyszedł czas na realizację wyznaczonych celów. Tu zaczyna pojawiać się problem -głównie ze skupieniem. Podczas nauki (jeszcze w liceum) usłyszałem o Technice Pomodoro – sposobie na efektywną pracę. Całość techniki opiera się na podziale pracy na 25-minutowe serie z 5-minutowymi przerwami. Po 3 takich seriach następuje dłuższa przerwa, 15-30-minutowa, by później zacząć cykl od nowa. Dla mnie był to jeden ze skuteczniejszych sposobów na koncentrację podczas pracy czy nauki. 

Oprócz tego zauważyłem, jak wielkim rozpraszaczem jest telefon. Nawet jeśli był włączony, będąc w zasięgu wzroku, znacząco obniżał mój poziom skupienia. Dopiero po wyłączeniu i odłożeniu go do półki mogłem spokojnie pochylić się nad materiałami do nauki.

Oczywiście, każdy pracuje inaczej, na każdego działają inne techniki zarządzania swoim czasem, zachęcam jednak do podjęcia próby, wypróbowania technik wymienionych wyżej, efekty mogą być naprawdę zaskakujące.