Zatrzymaj się!
Żyjesz w biegu, a codzienność ucieka ci przez palce? Twoja doba mogłaby mieć więcej godzin, abyś wyrobił się ze wszystkim co chcesz osiągnąć? Zatrzymaj się...
Czyli jak zrobić coś wielkiego.
Znasz to uczucie, kiedy planujesz zrealizować duże zadanie? Poświęcasz wiele chwil rozmyślaniu nad tym i uświadamiasz sobie, że jeszcze nie pora, bo nie masz wystarczająco czasu i zasobów. Ale kiedyś to zrobisz i będzie to godne legendy. Tylko jeszcze nie teraz.
Można by powiedzieć, że takie myślenie to domena perfekcjonistów. I z pewnością, gdyby taki ktoś dysponował wystarczającym czasem, to zrealizowałby zadanie pierwszorzędnie. Tylko, że nieograniczone zasoby czasu to zwykle domena pustelników albo postaci ze świata SF. Jak działać z mocno ograniczonymi zasobami czasowymi, kiedy czekają nas duże zadania?
Metoda plastrów salami
Jak zjeść słonia? Po kawałku!
Nazwa bierze się z analogii do dużego kawałka salami. Gdyby zlecić komuś zjedzenie dużej kiełbasy salami, zadanie może wzbudzić niechęć, wynikającą z faktu, że taka porcja jest zbyt duża, albo nie jest to posiłek zbyt urozmaicony. Jednak pocięcie tejże salami i zaoferowanie w plastrach sprawi, że zainteresowany zje tyle, ile może (potrzebuje), a po resztę będzie mógł sięgnąć w innym momencie. I o takie właśnie podejście do wielkiego zadania chodzi we wspomnianej metodzie. Wielkie zadanie „kroimy” na malutkie plastry. Z jednej strony każde kolejne wyzwanie wydaje się bardziej wykonalne (zjadliwe), a z drugiej strony łatwo jest je podzielić i rozłożyć w czasie.
Nasz umysł działa tak, że nagradza nas endorfinami, gdy skończymy jakieś zadanie. Dzięki temu czujemy satysfakcję, dumę i mamy też energię do dalszego działania. W przypadku tej metody możemy nasz organizm nieco oszukać – tak, by „wypłacał nam endorfiny w transzach”. Dzieląc bowiem zadanie na małe plastry, mamy przed sobą masę małych zadań. Możemy więc cieszyć się i świętować mikro-zwycięstwa. Podobną metodą jest metoda kamieni milowych, stosowana w pracy zespołów (najczęściej projektowych), gdzie ustalane są właśnie kamienie milowe, jako ważne elementy projektu, których osiągnięcie jest albo świętowane albo oznaczane w taki sposób, by było skutecznym narzędziem motywacji.
Metoda sera szwajcarskiego
Co charakteryzuje ser szwajcarski? Duże okrągłe dziury. Zamysłem tej metody pracy jest wiercenie dziur w wielkim zadaniu, które przed nami stoi. O ile w przypadku plastrów salami dzielimy problem na małe części i realizujemy go skrupulatnie od plastra do plastra, o tyle w przypadku tej metody kolejność działań nie ma już tak dużego znaczenia. Wyobraź sobie duże zadanie: sprzątnięcie strychu. Takie zadanie może zająć przykładowo 50 godzin. To bardzo dużo czasu w życiu zajętego i zaangażowanego człowieka. Załóż sobie jednak, że będziesz zaglądać na ten strych 4 razy w tygodniu po 1,5 godziny. Jednego dnia uporządkuje stare pisma. Innego dużo ciekawsze wyda się uporządkowanie kartonów z garderobą. I tak krok po kroku, dziura po dziurze uda się rozłożyć na małe części wielką sprawę. Po dwóch miesiącach strych będzie uporządkowany bez poświęcenia pełnych dni na walkę z rzeczami, które miały się kiedyś przydać. Dodatkowo czas poświęcony na obowiązki nieangażujące naszej uwagi w 100% można jeszcze „odzyskać” – np. słuchając podcastu czy audiobooka.
Time box, a więc czas w pudełku
Przykład z wygospodarowaniem chwili regularnego czasu do sprzątnięcia strychu przywołuje jeszcze jedną metodę pomocną przy ogarnianiu zadań i kalendarza. Mowa o tzw. Metodzie Time Box – czyli „pudełek czasowych”. Gdy czas dzielisz między kilka obszarów życia, kilka rodzajów aktywności, możesz mieć problem z nawałem treści i mieszaniem się różnych tematów: przykładowo załatwiasz spotkanie koła studenckiego, ale myśli krążą wokół zadań związanych z nauką, albo pracą zawodową. Wyobraź sobie, że swój czas (dzienny lub tygodniowy) rozkładasz na pudełka. I tak na przykład:
8-12 to twój czas poświęcony nauce i sprawom naukowym.
12-16 to kwestia pracy i zleceń
16-17 to twoja aktywność w organizacji pozarządowej
17-18 czas na pisanie pracy.
Kojarzysz sytuację, w której musisz wykonać jakiś projekt, którego czas szacujesz na np. 10 godzin, ale odkładasz go na później i ostatecznie robisz w 4 godziny tuż przed ostatecznym terminem? Taka nerwowa sytuacja nagradzana jest przez organizm adrenaliną, a, jeżeli się uda, staje się nawykiem. To z pewnością nie jest nawyk, który warto mieć. Ale pracę z delikatną presją czasu, a więc ograniczeniem czasowym można wykonywać właśnie w przypadku wspomnianej metody Time Box. Skoro masz godzinę czasu na pisanie pracy – może się okazać, że taka presja wpłynie na efektywność i uda się w tym czasie napisać 1-2 strony. Pozostając jednak wiernym założeniom metody – o określonej porze zamykasz okienko czasowe i przechodzisz do innych zadań.
Takie podejście daje sporo korzyści:
– porządkuje czas – wiesz, kiedy zajmować się daną aktywnością,
– motywuje – poprzez ograniczone zasoby czasowe ,
– wprowadza spokój – wiesz, że w określonym czasie masz tylko jedno zadanie,
– daje możliwość elastyczności – niezakończone zadania dokończysz w kolejnym okienku czasowym,
– poczucie spokoju – niedokończenia jakiegoś zadania nie powoduje wyrzutów sumienia – wiemy, kiedy będziemy mieli czas na ukończenie zadania,
– harmonijny rozkład czasu – przy rzetelnym stosowaniu się do własnych wytycznych nie grozi nam zawalenie innych obszarów życia kosztem jednego.
Zaprezentowane metody to tylko teoria. Być może da się zastosować ją w Twoim kalendarzu? Wszystko zależy od siły wykonawczej, a więc od Ciebie i Twojej silnej woli! Czy któraś metoda przypadła Ci do gustu? A w jakim okienku czasowym umieścisz czytanie Konceptu?