Kanapka z salami i serem szwajcarskim

Czyli jak zrobić coś wielkiego.

Znasz to uczucie, kiedy planujesz zrealizować duże zadanie? Poświęcasz wiele chwil rozmyślaniu nad tym i uświadamiasz sobie, że jeszcze nie pora, bo nie masz wystarczająco czasu  i zasobów. Ale kiedyś to zrobisz i będzie to godne legendy. Tylko jeszcze nie teraz. 

Można by powiedzieć, że takie myślenie to domena perfekcjonistów. I z pewnością, gdyby taki ktoś dysponował wystarczającym czasem, to zrealizowałby zadanie pierwszorzędnie. Tylko, że nieograniczone zasoby czasu to zwykle domena pustelników albo postaci ze świata SF. Jak działać z mocno ograniczonymi zasobami czasowymi, kiedy czekają nas duże zadania? 

Metoda plastrów salami

Jak zjeść słonia? Po kawałku!

Nazwa bierze się z analogii do dużego kawałka salami. Gdyby zlecić komuś zjedzenie dużej kiełbasy salami, zadanie może wzbudzić niechęć, wynikającą z faktu, że taka porcja jest zbyt duża, albo nie jest to posiłek zbyt urozmaicony. Jednak pocięcie tejże salami i zaoferowanie w plastrach sprawi, że zainteresowany zje tyle, ile może (potrzebuje), a po resztę będzie mógł sięgnąć w innym momencie. I o takie właśnie podejście do wielkiego zadania chodzi we wspomnianej metodzie. Wielkie zadanie „kroimy” na malutkie plastry. Z jednej strony każde kolejne wyzwanie wydaje się bardziej wykonalne (zjadliwe), a z drugiej strony łatwo jest je podzielić i rozłożyć w czasie. 

Nasz umysł działa tak, że nagradza nas endorfinami, gdy skończymy jakieś zadanie. Dzięki temu czujemy satysfakcję, dumę i mamy też energię do dalszego działania. W przypadku tej metody możemy nasz organizm nieco oszukać – tak, by „wypłacał nam endorfiny w transzach”. Dzieląc bowiem zadanie na małe plastry, mamy przed sobą masę małych zadań. Możemy więc cieszyć się i świętować mikro-zwycięstwa. Podobną metodą jest metoda kamieni milowych, stosowana w pracy zespołów (najczęściej projektowych), gdzie ustalane są właśnie kamienie milowe, jako ważne elementy projektu, których osiągnięcie jest albo świętowane albo oznaczane w taki sposób, by było skutecznym narzędziem motywacji. 

Metoda sera szwajcarskiego

Co charakteryzuje ser szwajcarski? Duże okrągłe dziury. Zamysłem tej metody pracy jest wiercenie dziur w wielkim zadaniu, które przed nami stoi. O ile w przypadku plastrów salami dzielimy problem na małe części i realizujemy go skrupulatnie od plastra do plastra, o tyle w przypadku tej metody kolejność działań nie ma już tak dużego znaczenia. Wyobraź sobie duże zadanie: sprzątnięcie strychu. Takie zadanie może zająć przykładowo 50 godzin. To bardzo dużo czasu w życiu zajętego i zaangażowanego człowieka. Załóż sobie jednak, że będziesz zaglądać na ten strych 4 razy w tygodniu po 1,5 godziny. Jednego dnia uporządkuje stare pisma. Innego dużo ciekawsze wyda się uporządkowanie kartonów z garderobą. I tak krok po kroku, dziura po dziurze uda się rozłożyć na małe części wielką sprawę. Po dwóch miesiącach strych będzie uporządkowany bez poświęcenia pełnych dni na walkę z rzeczami, które miały się kiedyś przydać. Dodatkowo czas poświęcony na obowiązki nieangażujące naszej uwagi w 100% można jeszcze „odzyskać” – np. słuchając podcastu czy audiobooka.

Time box, a więc czas w pudełku

Przykład z wygospodarowaniem chwili regularnego czasu do sprzątnięcia strychu przywołuje jeszcze jedną metodę pomocną przy ogarnianiu zadań i kalendarza. Mowa o tzw. Metodzie Time Box – czyli „pudełek czasowych”. Gdy czas dzielisz między kilka obszarów życia, kilka rodzajów aktywności, możesz mieć problem z nawałem treści i mieszaniem się różnych tematów: przykładowo załatwiasz spotkanie koła studenckiego, ale myśli krążą wokół zadań związanych z nauką, albo pracą zawodową. Wyobraź sobie, że swój czas (dzienny lub tygodniowy) rozkładasz na pudełka. I tak na przykład:

8-12 to twój czas poświęcony nauce i sprawom naukowym. 

12-16 to kwestia pracy i zleceń

16-17 to twoja aktywność w organizacji pozarządowej

17-18 czas na pisanie pracy. 

Kojarzysz sytuację, w której musisz wykonać jakiś projekt, którego czas szacujesz na np. 10 godzin, ale odkładasz go na później i ostatecznie robisz w 4 godziny tuż przed ostatecznym terminem? Taka nerwowa sytuacja nagradzana jest przez organizm adrenaliną, a, jeżeli się uda, staje się nawykiem. To z pewnością nie jest nawyk, który warto mieć. Ale pracę z delikatną presją czasu, a więc ograniczeniem czasowym można wykonywać właśnie w przypadku wspomnianej metody Time Box. Skoro masz godzinę czasu na pisanie pracy – może się okazać, że taka presja wpłynie na efektywność i uda się w tym czasie napisać 1-2 strony. Pozostając jednak wiernym założeniom metody – o określonej porze zamykasz okienko czasowe i przechodzisz do innych zadań. 

Takie podejście daje sporo korzyści:

– porządkuje czas – wiesz, kiedy zajmować się daną aktywnością,

– motywuje – poprzez ograniczone zasoby czasowe ,

– wprowadza spokój – wiesz, że w określonym czasie masz tylko jedno zadanie,

– daje możliwość elastyczności – niezakończone zadania dokończysz w kolejnym okienku czasowym,

– poczucie spokoju – niedokończenia jakiegoś zadania nie powoduje wyrzutów sumienia – wiemy, kiedy będziemy mieli czas na ukończenie zadania,

– harmonijny rozkład czasu – przy rzetelnym stosowaniu się do własnych wytycznych nie grozi nam zawalenie innych obszarów życia kosztem jednego. 

Zaprezentowane metody to tylko teoria. Być może da się zastosować ją w Twoim kalendarzu? Wszystko zależy od siły wykonawczej, a więc od Ciebie i Twojej silnej woli! Czy któraś metoda przypadła Ci do gustu? A w jakim okienku czasowym umieścisz czytanie Konceptu?